移転マニュアル

スムーズで効率の良いオフィス移転を成功させるために

オフィス移転は会社にとって重要なイベントです。まず何から手をつけ、次に何をすべきかを把握することがオフィス移転成功への第一歩となります。

移転に関する様々な情報を掲載していますので、ぜひご参考にしてください。

オフィス移転の流れ

オフィス移転にあたっては、何のために移転するかという目的を明確にした上で、しっかりしたオフィスプランニングに基づく移転スケジュールを、作成しなければなりません。
ここでは、オフィス移転の主な流れを紹介しましょう。

計画･立案: オフィス移転にあたっては、コストや生産性、従業員の満足度、施設運営費の把握や什器・物品の購入、そして新オフィスのレイアウトに至るまで、検討したい事項が多くあります。混乱なく効率的な移転を実施するためには、移転理由や目的、希望する物件の内容、設備、予算など、計画段階で明確にしておかなければならない事項を抽出し、移転希望日までのスケジュールを作成しましょう。

物件選び: 物件選びに必要な物件情報は業者から入手するのが一般的ですが、物件候補を絞り込む際には、移転の目的、業務内容に基づいた規模や立地などの条件を設定した上で、パンフレットや賃貸条件表、平面図、契約項目などの資料を取り寄せ、比較検討します。
候補を絞り込んだ後は現地を実際に視察。最寄り駅からの所要時間などの周辺環境や、ビル自体の管理状況などは実際の目で確かめたいものです。

プロジェクトチーム発足: オフィス移転は企業の経営や生産性の根本に影響を及ぼすものですから、片手間で行うべきではありません。移転のためのプロジェクトチームを結成して、全体の流れを共有した後に役割分担をすれば、視野も広くなり、スピードと質の高い進行が可能です。またプロジェクトチームを通じて情報が関連部署にスムーズに伝わることで、全社もしくは各部署の目的意識の統一が図られます。

オフィスプラン: 新しいオフィスのオフィスプランを考える際に重要なのは、まずは現状のオフィスの見直しをすることです。スペースに無駄がないか、ゾーニング、レイアウトが機能的かどうかなど、気づいた欠点の改善策を新しいオフィスに反映させないと、せっかく移転をしても、使い勝手の悪いオフィスになってしまうからです。家具の買い替えなどについても、この時しっかり検討しておきましょう。

移転準備: オフィスの移転には、法務局や税務署、地方税事務所など各官庁への届出や、NTT、日本郵便など様々な移転手続きが必要です。さらに取引先企業への移転案内状や印刷物の刷り直し、新しい名詞の作成など、住所表示のあるものはすべて変更しなければなりません。それぞれ移転日前の何時までに用意しなければならないか一覧表を作成しておきましょう。

移転: 社内オリエンテーションで移転計画の段取り説明を行い、懸念されるトラブルなどがある場合は対策を検討します。ものの運搬自体は、事前に業者が位置取りを設定しているので、意外と簡単です。それよりも事前に廃棄するものを選別しておくことが重要。後は設計に基づいて再度各部門長と打ち合わせておき、一気に移動します。移転先のビルや、現入居中ビルとの打ち合わせも必要です。

オフィス移転スケジュール

オフィス移転のスケジュール例です。
移転するオフィスの規模や人数、要件によってスケジュールも大きく変わってきます。
あくまで参考としてお使いください。

時期: 新オフィスへの移転; 現オフィスからの退去

7ヶ月前

■オフィス移転計画立案
・移転目的の明確化
・移転先の条件設定
・移転スケジュール
・オフィスプランニング

■オフィスプランニング
・オフィス市況の把握
・オフィスの物件情報入手
・内見調査のチェックリスト作成
・不動産会社選び

■解約予告期間の確認

■契約内容で原状回復･保証金返還の確認

■原状回復工事の概算見積り

6ヶ月前

■賃貸借契約のポイント
・退去時の事を考えた契約
・契約の更新方法
・賃料の改定方法
・原状回復について
・敷金（保証金）の返還時期
・入居申込書の提出
・契約時必要書類を用意
・預託金の支払い
・契約書の交付と押印
・重要事項の説明

■解約予告の提出

※予告期間が6か月前の場合や3か月前の場合も有り
※必ず書面にて提出

5ヶ月前

■専門業者との打ち合わせ
・内装会社
・電話･FAXなど通信業者
・OA機器の業者
・リース会社
・引越業者

※専門業者の選定、および依頼
※見積りは基本は、合見積りで行う

※特に無し

3～4ヶ月前

■オフィスレイアウト決定

■移転作業スケジュール詳細決定

■原状回復工事の正式な見積もり

2ヶ月前

■移転作業スタート
・内装工事、設備工事開始
・電気/電話/回線
・間仕切り/防災設備等

■社員への移転スケジュール説明
・取引先への連絡
・移転案内の発送準備

■原状回復工事の打ち合わせ

1ヶ月前: ■オフィス移転前後の手続き
・配布先リスト作成
・社内印刷物作成
・社員証再発行; ■原状回復工事開始

移　転: ■各種届出･手続
・官公庁などへの届け出
・日本郵政への届け出
・電話移転手続き; ■原状回復工事終了、明け渡し
・敷金または保証金の返還（数ヵ月後になる場合も）

移転チェックリスト

オフィス移転に必要な作業確認のチェックリストです。

■解約

□ 解約予告の時期の確認
□ 新オフィスへの入居可能な時期の確認
□ 保証金の変換時期の確認

■原状回復

□ 原状回復の内容確認
□ 業者の手配とスケジュールの確認

■電話・OA機器

□ 電話回線の確保
□ NTTその他電話会社への連絡
□ 電話機の選択
□ 入り口の大きさやエレベーターの重量制限

■移転挨拶状

□ 案内文作成
□ 送付左記リストの作成
□ 印刷の発注
□ 宛名書き
□ 発送時期の検討
□ 発送

■社内印刷物の作成

□ 封筒
□ レターヘッド
□ 帳票
□ 発名刺送
□ 社判
□ ゴム印
□ 住所変更シール

■取引業者への連絡

□ 金融機関
□ 定期購読雑誌･新聞
□ 社宅など厚生施設関係
□ 消耗品などの購入先
□ 加入団体
□ 定期的に支払い義務のあるところ

■関係官庁届出

□ 法務局（登記関係）
□ 税務署
□ 都道府県税事務所
□ 社会保険事務所
□ 労働基準監督署
□ 公共職業安定書
□ 消防署
□ 郵便局（日本郵便）
□ 警察署

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